ePrivacy and GPDR Cookie Consent by TermsFeed Generator

Časopis Myslivost

Květen / 2020

Ochrana osobních údajů „GDPR“ ve vybraných činnostech myslivosti

Myslivost 5/2020, str. 60  Roman Ondrýsek
V květnu to budou již dva roky, kdy v účinnost vstoupilo Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „Nařízení“), které je obecně známé pod zkratkou „GDPR“. Právě tehdy spousta lidí až se zděšením zjišťovala, že toto Nařízení se bude vztahovat i na jimi prováděné činnosti. To lze také říci o spoustě osob, které se zabývají myslivostí. Zejména pak tedy o těch, kteří ve spolcích, popřípadě společenstvích, zastávají nějaké funkce, které na zpracování údajů mají vliv.
Touto problematikou se tedy v průběhu času již několikrát věnoval časopis Myslivost a v rámci právní poradny vzniklo několik článků a mnoho odpovědí na dotazy týkající se problematiky GDPR. S dvouletým odstupem, můžeme hovořit o situaci, kdy se Nařízení, resp. jeho obsah, stalo běžnou součástí činnosti mysliveckých spolků a honebních společenství. Dnes již tedy nevyvolává tolik otázek a problémů jako v jeho začátcích. Určitě však stále Nařízení GDPR ve vztahu k myslivosti stojí za pozornost a není dobré jej začínat přehlížet.
Z toho důvodu se v tomto článku zaměřím na některé situace, které spadají pod problematiku GDPR, a které mohou být pro oblast myslivosti specifické. Ty vycházejí z mých zkušeností z právní poradny portálu Myslivost.cz, a pochází přímo z podnětů tazatelů za poslední roky. Konkrétně se tak v článku zaměřím na evidenci členů, vydávání povolenek k lovu, ale také například na evidence v rámci chovatelských přehlídek.
 
Pro tyto účely připomenu ty nejzákladnější pojmy, které Nařízení přináší.
Prvním takovým pojmem je osobní údaj, který je definován v čl. 4 bodu 1 Nařízení. Osobním údajem se rozumí veškeré informace o identifikovatelném či identifikovaném subjektu údajů (tedy členu MS nebo HS). Osobním údajem je tedy například jméno, datum narození, ale také jakýkoli jiný údaj, který vytváří se subjektem údajů vazbu.
Dalším pojmem je zpracovávání, které Nařízení definuje v čl. 4 bodě 2. Rozumí se jím „jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji (…) jako je shromáždění, zaznamenání uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení, zkombinování, omezení, výmaz či zničení“.
 
Evidence členů
 
S problematikou, se kterou se pravděpodobně setkal každý správce (MS, HS), bylo řešení evidence členů. Jednoznačně lze říci, že tato činnost spadá pod pojem zpracování osobních údajů, jak jej Nařízení definuje. Otázkou však je, v jakém rozsahu a na základě čeho lze členy mysliveckých spolků evidovat, aby bylo zákonné podle čl. 6 Nařízení.
Z důvodu rozdílné právní úpravy tak v této věci musíme rozlišovat Myslivecké spolky a Honební společenstva.
Pro myslivecké spolky platí obecná úprava spolků v NOZ, ze které musíme primárně vycházet. Z pohledu evidence členů je pro spolky zásadní ustanovení § 236 NOZ, ze kterého povinnost členy evidovat vůbec nevyplývá, jedná se tedy o dispozitivní ustanovení, které vedení seznamu členů připouští. Pokud se spolek rozhodne seznam svých členů vést, pak musí být stanovami, popřípadě dalšími interními předpisy upraveny konkrétní náležitosti tohoto seznamu.
Za takovou náležitost lze považovat i míru a způsob, kterým bude ke zpracovávání docházet. Zákonnost zpracovávání z pohledu Nařízení lze nalézt zejména v čl. 6 odst. 1 písm. a) a f). V souladu se zásadou minimalizace údajů by pak spolek měl zpracovávat údaje zejména na základě čl. 6 odst. 1 písm., f) Nařízení, tedy zpracovávat údaje nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce. Pod tímto ustanovením totiž spolek může zpracovávat základní údaje potřebné ke své běžné činnosti, aniž by potřeboval souhlas samotného člena (souhlas je zákonným důvodem čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení).
Myslivecký spolek tak nepotřebuje souhlasu svých členů k vedení evidence, ani k vedení dalších doplňujících údajů, jako jsou například kontakty na členy, popřípadě jiné údaje potřebné k oprávněným zájmům Mysliveckého spolku. Tyto totiž může odůvodňovat například nezbytností pro svolání členské schůze.
Na základě § 236 odst. 3 NOZ je naopak souhlasu všech členů potřeba, pokud chce spolek seznam členů uveřejnit.
 
Odlišná právní úprava ovšem dopadá na Honební společenstva, na která se nepoužije ustanovení NOZ o spolcích. Honební společenstvo je totiž tzv. právnickou osobou sui generis, založenou na základě speciálního zákona za účelem efektivního výkonu práva myslivosti.
U Honebního společenstva tedy vycházíme z úpravy obsažené v ZoM, zejména tedy § 19 an. tohoto zákona. Společenstvo předkládá seznam svých členů již při své registraci, a to na základě § 19 odst. 5 písm. a) ZoM. V tomto seznamu členů jsou ze zákona uvedeny následující údaje: jméno, příjmení a bydliště člena.
Podle § 19 odst. 8 ZoM pak Honební společenstvo seznam členů vede i nadále včetně výše uvedených osobních údajů, ke kterým se také zapisuje počet hlasů jednotlivých členů.
Z výše uvedeného tedy vyplývá, že ke zpracovávání těchto údajů správce nepotřebuje souhlasu členů. Zpracování je totiž zákonné podle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení, tedy tyto osobní údaje jsou nezbytné pro splnění povinností, které se na správce ze zákona vztahují.
Na písemnou žádost a za úhradu nákladů, je také HS povinno každému členu vydat opis seznamu všech členů, což vyplývá z § 19 odst. 8 ZoM. K tomuto vydání HS nepotřebuje souhlasu ostatních členů.
 
Ochrana osobních údajů u Valných hromad
 
Ze seznamu členů je pak také patrné, kdo tvoří Valnou hromadu (dále jen „VH“) Honebního společenstva. VH je totiž ze zákona tvořena samotnými členy a musí ji mít každé Společenstvo. Tento vrcholný neboli statutární orgán má totiž zcela základní vliv na fungování HS. Z tohoto důvodu také přichází, resp. může přicházet, do styku a pracovat s širokým okruhem osobních údajů. A právě činnost VH v souvislosti s Nařízením GDPR bylo předmětem nejednoho dotazu v rámci právní poradny.
 
Valná hromada HS tedy kromě výše zmíněných osobních údajů, které jsou vedeny v seznamu členů, může pracovat s mnoha dalšími údaji, a to na základě různých odůvodnění. Předně se bude jednat o údaje, které se vztahují k působnosti VH, která je upravena v § 21 ZoM. VH a její členové by tedy měli mít přístup k údajům, včetně těch osobních, které jsou nezbytné pro rozhodování v rámci své působnosti. Protože jedině s přístupem a znalostí těchto nezbytných údajů, byť osobních, mohou členové VH řádně a s uvážením rozhodnout.
S tím je samozřejmě spojeno také zpracovávání těchto údajů, které při činnosti Valné hromady probíhá. Osobně bych se k odůvodnění zákonnosti takového zpracování přikláněl k čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, tedy oprávněných zájmech správce. Podstatné však je, že k těmto údajům, které jsou zpracovávány za účelem rozhodování, popřípadě následného přezkoumávání rozhodnutí, nebude potřeba souhlasu subjektu údajů. To ale pouze za předpokladu, že zpracovávané údaje budou skutečně pro rozhodování potřebné.
 
K samotnému jednání na VH je důležitá úprava jednacího řádu, kterou HS přijalo. V té také bude pravděpodobně obsažena možnost ustanovení komisí v rámci jednání VH. Nejedná se však o povinnost komise ustanovit. Těmito komisemi se rozumí návrhová, mandátová a volební komise, které jsou jakýmisi ad hoc orgány pro usnadnění jednání.
Konkrétní činnost a oprávnění těchto komisí by měl upravovat jednací řád, popřípadě by mělo být specifikováno v individuálním rozhodnutí, kterým se jednotlivé komise zřizují. Z toho důvodu je složité říci, jak konkrétně budou členové těchto komisí s osobními údaji muset nakládat.
Opět bych se tedy přiklonil k obecnému pojetí této věci, s tím, že tyto komise v rámci své činnosti mohou vyžadovat a dále zpracovávat pouze takové informace, které slouží oprávněným zájmům správce. Členové komise tak musí mít přístup k těm osobním údajům, na základě, kterých mohou vykonávat své funkce.
Za nejzajímavější pak považuji problematiku mandátové komise, která slouží k prověřování tzv. mandátu, ze kterého je patrné, zdali je VH schopna se usnášet, popřípadě kolik je nutno hlasů k usnesení se. O tom v průběhu VH mandátová komise přednáší zprávu.
Pro účely mandátové komise je tak nezbytné, aby její členové znali výměry honebních pozemků, jelikož § 22 odst. 3 ZoM říká, že „Za každý, i započatý hektar výměry honebního pozemku, který v honitbě vlastní, přísluší členovi honebního společenstva jeden hlas“. Členové tak musí mít přístup k seznamu členů HS, ve kterém jsou tyto informace vedeny. Ostatně i členové jiných komisí (volební či návrhové) by měli mít k seznamu členů „neomezený“ přístup, aby mohli své funkce řádně plnit. Ze stejného důvodu by tak také měli mít přístup k plným mocím o zastoupení jednotlivých členů.
Jsem však názoru, že následné zprávy těchto komisí by tyto osobní údaje již neměly výslovně obsahovat. Údaje obsažené v nich by již měly být obecné, anonymní, popřípadě by měly být zpracovávány takovým způsobem, aby nedošlo k jejich šíření.
Například tedy mandátová komise by se ve své zprávě měla omezit na pouhé konstatování, že: Jednání VH Honebního společenstva ….. konaného dne ……. je přítomno …. členů z toho je … členů zastoupeno na základě plné moci. Přítomní členové disponují celkem ….. hlasy. Jelikož celkový počet hlasů činí …., je VH schopna se usnášet. K přijetí bodu a–e programu je potřeba souhlasu alespoň tří čtvrtin přítomných hlasů, což činí ….. hlasů. K přijetí bodů f–i programu je potřeba souhlasu nadpoloviční většiny přítomných hlasů, což činí … hlasů.
Dále pak pouze doplnit, že tyto údaje byly zjištěny ze seznamu členů, popřípadě na základě předložených plných mocí zmocněnců.
Velmi podobně by pak mohly vypadat zprávy i dalších komisí. Nemělo by tedy docházet k „rozšiřování“ konkrétních osobních údajů mimo rámec těch účelů, pro které byly původně zpracovávány. To za předpokladu, že zákonnost takového jednání není dána souhlasem všech subjektu údajů, kterých by se týkalo. Výše uvedené totiž pracuje s předpokladem, kdy je zákonnost zpracování dána na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) popřípadě písm. f) Nařízení.
 
Ochrana osobních údajů u vydávání povolenek k lovu
 
Nařízením GDPR se však musí řídit také další, a pro myslivost specifické, činnosti. Jednou z takových činností je vydávání a evidence povolenek k lovu, na které se Nařízením taktéž vztahuje.
Ze zákona tyto povolenky k lovu vydává uživatel honitby. Ten je také povinen vést evidenci vydaných povolenek k lovu včetně jejich vzorů. Archivovat je musí nejméně po dobu 3 let od skončení platnosti povolenek. Zákon samotný tedy nařizuje správci (MS či HS), aby evidenci vedl (ať už knižní či elektronickou), a aby ji také následně archivoval. Jednoznačně se tak v daném případě jedná o zpracovávání osobních údajů, jak ji Nařízení chápe.
 
Zákon o myslivosti nám však nedává odpověď na to, v jakém rozsahu má docházet k evidenci. Respektive nám neříká, které konkrétní osobní údaje musí povolenka k lovu obsahovat. ZoM v § 46 odst. 2 hovoří pouze o předepsaném tiskopisu, který uživatel honitby pro účel vydávání povolenek pořídil. O podrobnostech povolenky k lovu hovoří až Vyhláška č. 244/2002 Sb. (dále jen „Vyhláška“), která také obsahuje vzor tiskopisu.
Konkrétně tedy § 20 odst. 1 Vyhlášky stanovuje náležitosti, které povolenka k lovu musí obsahovat. Z hlediska subjektu údajů, kterým je v daný moment osoba, jíž je povolenka vydána, je zásadní § 20 odst. 1 písm. d) Vyhlášky, který stanovuje osobní údaje, které musí povolenka k lovu obsahovat. Těmito osobními údaji tak je: „jméno, popřípadě jména, příjmení, číslo loveckého lístku, adresu místa trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu osoby, které je povolenka k lovu vystavena“. Z výše uvedeného by tak vyplývalo, že tyto osobní údaje budou uživatelem honitby evidovány v rámci evidence povolenek k lovu.
Z komentářové literatury pak však vyplývá, že evidencí povolenek nemusí znamenat jejich archivování v opisech, popřípadě tak, že by byly po skončení platnosti od držitelů vybírány. Postačuje, pokud budou evidovány podle evidenčních čísel a jejich držitelů.
S ohledem na možnou záměnu se domnívám, že by k evidenci držitele mělo sloužit kromě jména a příjmení také například číslo loveckého lístku.
 
Pro účely této evidence pak uživatel honitby, jakožto správce údajů, nepotřebuje souhlas subjektu údajů. Zákonnost takového zpracování je dána již samotnou úpravou obsaženou v ZoM a jeho prováděcí Vyhlášce. Z hlediska Nařízení se pak jedná o zpracovávání na základě čl. 6 odst. 1 písm. c), tedy „zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje“.
 
Ochrana osobních údajů u přehlídek loveckých trofejí
 
Dalším, pro oblast myslivosti specifickým, úkonem či činností, na kterou GDPR dopadá, je konání přehlídek ulovených trofejí. Tyto chovatelské přehlídky jsou upraveny v § 6 ZoM. Bohužel tato právní úprava neobsahuje povinnost myslivců trofeje na chovatelské přehlídky předložit. Tuto povinnost obsahuje pouze etický kodex Myslivecký řád, který však nelze nijak vymáhat. Myslivce, kteří trofeje odmítnout předložit, tak nelze nijak sankcionovat. Jedná se tedy o značný nedostatek české právní úpravy, které jsem se blíže věnoval ve svém článku uveřejněném v časopise Myslivost 2/2017.
 
Z § 6 ZoM však vyplývá, že každoroční pořádání chovatelské přehlídky je činěno za účelem „hodnocení kvality chované zvěře a kontroly lovené zvěře“. Z této informace lze tedy dovozovat, že v případě předložení trofeje, budou osobní údaje zpracovávány za účelem splnění právní povinnosti myslivecké organizace. Bude tedy naplněna zákonnost zpracovávání podle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.
Zákon ani jiný právní předpis neuvádí, které konkrétní osobní údaje mohou být v souvislosti s konáním chovatelské přehlídky zpracovávány.
Jak již bylo uvedeno, tak smyslem přehlídek je hodnocení a kontrola. Domnívám se, že z toho bychom při hledání rozsahu zpracovaných údajů měli vycházet. Podle mého názoru se tedy bude jednat zejména o jméno, příjmení, a dále členství v konkrétní myslivecké organizaci. Zpracování dalších údajů bude spočívat na schopnosti pořadatele tyto odůvodnit, a to i s ohledem na zásady Nařízení.
Obecně však můžeme říci, že pořadatel chovatelské přehlídky nebude potřebovat výslovný souhlas k uvedení jména myslivce u vystavené trofeje. S ohledem na zásady uvedené v čl. 5 Nařízení, však může být pro pořadatele jistější, pokud v případě chybějícího souhlasu neuvede celé jméno myslivce, ale například pouze křestní jméno a počáteční písmeno z příjmení.
V souvislosti s chovatelskými přehlídkami také zmíním, že pro účely propagační či reportážní mohou být pořizovány fotografie či jiné záběry. Pro tyto účely pak také nebude nutné žádného souhlasu.
 
Ať už však hovoříme o evidenci členů MS či HS, povolenek k lovu či pořádání chovatelských přehlídek, vždy se jedná o činnost spadající pod Nařízení GDPR. Tedy o činnost, při které dochází ke zpracování osobních údajů. S tím také souvisí jistá práva subjektu údajů, a to ať již je zákonnost tohoto zpracovávání dána z kteréhokoli důvodu uvedeného v čl. 6 Nařízení.
Subjekt údajů má tak například právo na informace uvedené v čl. 13 a 14 Nařízení, a to podle toho, od koho správce tyto údaje o subjektu získal. Stejně tak má subjekt údajů na základě čl. 15 Nařízení právo na přístup k osobním údajům.
 
Roman Ondrýsek
Zpracování dat...